Erste Schritte

So kommt ihr in die App.

Als Mitglied anmelden

Reguläre Mitglieder melden sich bewusst ohne Passwort an — mit Mitgliedsnummer, Vor- und Nachname. Das funktioniert auch für Kinder oder ältere Mitglieder ohne eigene E-Mail-Adresse.

1. Ruft eure Vereins-Adresse auf, z. B. euer-verein.v-orga.de.
2. Bleibt auf dem Tab „Mitglied" (er ist standardmäßig ausgewählt).
3. Gebt eure Mitgliedsnummer, euren Vornamen und euren Nachnamen ein.
4. Klickt auf „Anmelden".

Als Ausschuss, Vorstand oder Admin anmelden

Mitglieder mit einer Vorstandsfunktion melden sich stattdessen mit einem Passwort an.

1. Wechselt auf der Anmeldeseite zum Tab „Vorstand".
2. Gebt Vorname, Nachname und euer Passwort ein.
3. Klickt auf „Anmelden".

Für alle Mitglieder

Diese Funktionen stehen jedem angemeldeten Mitglied zur Verfügung.

Dashboard

Die Startseite nach dem Anmelden — der schnelle Überblick über alles Aktuelle.

• Euer QR-Code ganz oben — wird beim Check-in an Veranstaltungen gescannt. Seid ihr mit Familienmitgliedern verknüpft, könnt ihr im Karussell zu deren QR-Codes weiterwischen.
• Aktuelle Ankündigung und das neueste Mitteilungsblatt — ein Klick führt direkt zur vollständigen Ansicht.
• Kommende Veranstaltungen auf einen Blick, mit Link zu allen weiteren.
• Eure Anmeldungen — für welche Veranstaltungen ihr bereits angemeldet seid.

Ankündigungen

Das digitale Mitteilungsblatt eures Vereins — Neuigkeiten mit Bildern statt Rundmail-Chaos.

1. Klickt links auf „Ankündigungen".
2. Klickt eine Karte an, um die vollständige Ankündigung inkl. Anhängen zu lesen.

Veranstaltungen: ansehen & anmelden

1. Klickt links auf „Veranstaltungen".
2. Nutzt die Reiter „Kommende", „Anmeldung offen" oder „Vergangene", um zu filtern, und die Suche für Name/Ort.
3. Für eine Schnellanmeldung direkt aus der Liste: Klickt auf der Karte auf „Anmelden" und wählt, ob ihr euch selbst und/oder Familienmitglieder anmeldet.
4. Für alle Details klickt auf die Veranstaltung selbst.

Auf der Detailseite einer Veranstaltung:

1. Mit „Anmelden" meldet ihr euch selbst an — bei manchen Veranstaltungen müsst ihr vorher einer Einwilligung zustimmen (z. B. Foto-Einwilligung), das erscheint dann automatisch als Häkchen-Feld.
2. Mit „Familie anmelden" meldet ihr zusätzlich verknüpfte Familienmitglieder an.
3. Zum Abmelden nutzt ihr entsprechend „Abmelden" bzw. „Familie abmelden".

Busticket bezahlen (falls aktiviert)

Hat euer Verein die Bus-Ticket-Zahlung freigeschaltet, seht ihr in der Teilnehmerliste einer Ausfahrt bei eurer eigenen Anmeldung (und ggf. verknüpften Familienmitgliedern) einen „Bezahlen"-Button. Ist bereits ein gültiger Saisonpass vorhanden, wird das automatisch erkannt — ihr müsst dann nichts mehr bezahlen.

1. Klickt auf „Bezahlen" bei der gewünschten Person und wählt Online- oder Barzahlung.
2. Müsst ihr mehrere Tickets bezahlen (z. B. für euch und mehrere Familienmitglieder, auch über verschiedene Ausfahrten hinweg): Setzt stattdessen Häkchen bei den gewünschten Tickets — sobald mindestens zwei ausgewählt sind, erscheint eine Sammelleiste „X Tickets bezahlen", die alle in einem einzigen Zahlvorgang abrechnet. Eine Übersicht all eurer offenen Tickets, auch veranstaltungsübergreifend, findet ihr zusätzlich unter Mein Profil.

Arbeitseinsatz: anmelden

1. Klickt links auf „Arbeitseinsatz" und wählt einen Einsatz aus der Liste.
2. Jeder Einsatz ist in Schichten unterteilt (z. B. „1. Schicht", „2. Schicht"), jeweils mit Treffpunkt, Uhrzeit und benötigter Personenzahl.
3. Klickt bei der gewünschten Schicht auf „Anmelden" und wählt aus, ob ihr euch selbst und/oder Familienmitglieder eintragt.

Downloads

Formulare, Satzungen, Vorlagen und ähnliche Dateien eures Vereins an einem Ort.

1. Klickt links auf „Downloads".
2. Klickt eine Datei an, um sie herunterzuladen.

Mein Profil

Eure persönliche Übersicht — Stammdaten, QR-Code, Familie und (falls aktiviert) Zahlungen.

Euren QR-Code anzeigen oder herunterladen

1. Klickt auf den QR-Code, um ihn groß anzuzeigen.
2. Im Dialog könnt ihr ihn als Bild herunterladen, z. B. um ihn auszudrucken.

Familienmitglied verknüpfen

1. Klickt bei „Familie" auf „Hinzufügen".
2. Sucht die Person über die Combobox-Suche und wählt sie aus.
3. Ist die Einstellung „Sichere Familien-Verknüpfung" in eurem Verein aktiv, entsteht keine sofortige Verknüpfung — die Zielperson muss sie zuerst in ihrem eigenen Profil bestätigen (inkl. Push-Benachrichtigung). Ist sie inaktiv, ist die Verknüpfung sofort da.

Saisonpass oder Busfahrkarte (falls aktiviert)

Hat euer Verein die Bus-Ticket-Zahlung freigeschaltet, seht ihr hier euren aktuellen Status und könnt einen Saisonpass für euch oder ein Familienmitglied kaufen — Details dazu im Abschnitt Veranstaltungen (Einzelticket) sowie weiter unten bei den Vorstands-Funktionen.

Offene Tickets (falls Sammel-Checkout aktiviert)

Zeigt alle noch nicht bezahlten Bustickets, für die ihr bezahlen dürft — eure eigenen sowie die eurer Familienmitglieder, über alle künftigen Ausfahrten hinweg. Setzt Häkchen bei den gewünschten Tickets und bezahlt sie mit einem Klick gemeinsam, statt jede Ausfahrt einzeln aufsuchen zu müssen.

Meine Zahlungen

Eure persönliche Transaktionshistorie — jeder Kauf (Busticket, Saisonpass, Shop-Bestellung) mit genauem Zeitpunkt, Betrag und Status. Klickt eine Zahlung an, um den vollständigen Verlauf mit Uhrzeit aufzuklappen: bestellt → bezahlt → ggf. storniert oder erstattet. Hat ein Elternteil ein Ticket für ein Familienmitglied mitbezahlt (Sammel-Checkout), erscheint es auch in dessen eigener Historie.

Vereinsshop

Fanartikel, Kleidung oder Sammelbestellungen direkt über die App kaufen.

1. Klickt links auf „Shop" (erscheint nur, wenn euer Verein das Modul aktiviert hat).
2. Wählt bei einem Produkt ggf. Varianten (z. B. Größe/Farbe) über die Farbkreise bzw. Buttons.
3. Klickt auf „In den Warenkorb". Der Warenkorb bleibt auch nach dem Schließen der App erhalten.
4. Öffnet oben rechts den Warenkorb, prüft Menge und Summe.
5. Klickt auf „Zur Kasse", wählt Zahlweg (bar oder online) sowie Abholung oder Versand (inkl. Adresse bei Versand).
6. Schließt die Bestellung ab — bei Online-Zahlung werdet ihr zur sicheren Mollie-Zahlungsseite weitergeleitet.

Unter dem Reiter „Meine Bestellungen" seht ihr den Status all eurer Bestellungen und könnt eine offene Online-Zahlung jederzeit über „Jetzt bezahlen" erneut starten.

Belegungsplan fürs Vereinsheim

Sehen, welcher Raum wann belegt ist, und selbst eine Nutzung anfragen.

1. Klickt links auf „Belegungsplan".
2. Wechselt zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht.
3. Um einen Raum anzufragen, klickt auf „Anfrage", wählt den Zeitraum und schreibt eine kurze Nachricht an die zuständige Person.
4. Unter dem Reiter „Anfragen" seht ihr den Status eurer Anfrage (angenommen/abgelehnt).

Kontakt: Anfrage stellen

1. Klickt links auf „Kontakt" und dann auf „Neue Anfrage".
2. Wählt eine Kategorie: Feedback, Daten aktualisieren oder Allgemeine Anfrage.
3. Gebt Betreff und Nachricht ein.
4. Bei Feedback könnt ihr zusätzlich „Anonym senden" aktivieren — der Vorstand sieht dann nicht, von wem die Nachricht stammt.
5. Der Vorstand antwortet direkt im Ticket, wie in einem Chat — ihr werdet automatisch benachrichtigt.

Rechtliches

Unter „Rechtliches" im Menü findet ihr die von eurem Verein gepflegten Rechtstexte — Impressum, Datenschutzerklärung, ggf. AGB und Widerrufsbelehrung. Diese Seiten sind auch ohne Anmeldung erreichbar, da das Impressum gesetzlich vorgeschrieben öffentlich zugänglich sein muss.

Für Vorstand & Ausschuss

Zusätzlich zu allem oben Genannten stehen Vorstand und Ausschuss (Narrenrat) diese Verwaltungsfunktionen zur Verfügung. Manche Funktionen lassen sich auch gezielt an einzelne Mitglieder als Sonderrecht vergeben, ohne die volle Rolle zu verleihen — siehe Mitglieder verwalten.

Veranstaltungen anlegen & verwalten

Neue Veranstaltung anlegen

1. Auf der Veranstaltungsseite oben rechts auf „Neue Veranstaltung" klicken.
2. Name, Beschreibung, Datum/Uhrzeit und Ort eintragen.
3. Optional eine Anmeldefrist setzen — danach können Mitglieder sich nicht mehr selbst an-/abmelden.
4. Maximale Teilnehmerzahl und Status (Entwurf/Offen/Geschlossen) festlegen.
5. Art der Veranstaltung wählen: Intern, Extern oder Ausfahrt. Ausfahrten erlauben zusätzlich Busfahrkarten-Verkauf und delegierbare Teilnehmerverwaltung.
6. Bei Bedarf „Check-in aktivieren" einschalten — das blendet später den Check-in-Tab ein und zeigt den Anwesenheitsstatus in der Teilnehmerliste.
7. Optional die anmeldeberechtigten Gruppen einschränken (Standard: alle Gruppen dürfen sich anmelden).
8. Mit „Anlegen" speichern.

Teilnehmer verwalten & Check-in

Auf der Detailseite einer Veranstaltung gibt es die Reiter „Teilnehmer" und, wenn aktiviert, „Check-In".

Teilnehmerliste

• Durchsuchen und nach Spalten sortieren (Name, Status, Zahlungsstatus).
• Über „Mitglied hinzufügen" jemanden manuell eintragen (Combobox-Suche).
• Liste als Excel exportieren oder importieren.
• Einzelne Anmeldung über das Papierkorb-Symbol entfernen.

Check-in am Veranstaltungstag

1. Wechselt auf der Veranstaltungsseite zum Reiter „Check-In".
2. Am schnellsten geht es über „Kamera starten" und das Scannen des QR-Codes vom Dashboard/Profil des Mitglieds.
3. Alternativ über die Namens-/Nummernsuche mit Live-Vorschlägen einchecken.
4. Nicht angemeldete Gäste lassen sich direkt über „Gast erfassen" mit aufnehmen.

Arbeitseinsätze anlegen & verwalten

Neuen Arbeitseinsatz anlegen

1. Auf der Arbeitseinsatz-Seite auf „Neuer Arbeitseinsatz" klicken.
2. Titel, Beschreibung und Anmeldefrist eintragen; optional mit einer Veranstaltung verknüpfen.
3. Eine oder mehrere Schichten anlegen: Bezeichnung, Treffpunkt, Beginn/Ende, sowie je Kategorie die benötigte Personenzahl.

Kategorien verwalten

Über „Kategorien verwalten" legt ihr wiederverwendbare Kategorien mit eigener Farbe an (z. B. „Küche", „Aufbau", „Aufsicht") — praktisch für die farbliche Übersicht in der Auswertung.

Am Einsatztag: Zuteilung & Check-in

1. Auf der Detailseite eines Arbeitseinsatzes könnt ihr Mitglieder manuell einer Schicht zuteilen (Dropdown „Zuteilen…") oder eine Anmeldung entfernen.
2. Der Check-in-Bereich funktioniert wie bei Veranstaltungen: QR-Scan, Namenssuche oder manuelle Mitgliedsnummer-Eingabe — die passende Schicht wird automatisch anhand der Zuteilung erkannt.
3. Ist jemand keiner Schicht zugewiesen, fragt die App beim Check-in, wen die Person ersetzt.
4. Zum Auschecken auf das Logout-Symbol bei der eingecheckten Person klicken.

Ankündigungen erstellen

1. Auf der Ankündigungsseite oben rechts auf „Neue Ankündigung" klicken.
2. Titel und Inhalt im Rich-Text-Editor verfassen, optional Bilder/PDFs/Office-Dateien anhängen.
3. Entscheiden: sofort veröffentlichen, als Entwurf speichern, oder ein geplantes Veröffentlichungsdatum setzen.
4. Optional ein automatisches Löschdatum festlegen, z. B. für zeitlich begrenzte Hinweise.

Downloads verwalten

1. Auf der Downloads-Seite auf „Datei hochladen" klicken (Mehrfachauswahl möglich).
2. Zum Entfernen einer Datei auf das Papierkorb-Symbol klicken — mit dem Sonderrecht „Downloads verwalten" (ohne volle Vorstandsrolle) lassen sich nur die eigenen Uploads löschen.

Mitglieder verwalten

Neues Mitglied anlegen

1. Auf „Neues Mitglied" klicken — die Mitgliedsnummer wird automatisch vorgeschlagen.
2. Gruppe, Vor-/Nachname, ggf. Zusatzname und Geburtsdatum eintragen.
3. Für Vorstands-/Ausschuss-Mitglieder zusätzlich ein Passwort vergeben und die passende Rolle (Ausschuss/Vorstand/Admin) aktivieren. Lasst ihr das Passwort-Feld leer, wird beim Aktivieren von Ausschuss oder Vorstand automatisch das Startpasswort start123# vergeben (nur, wenn das Mitglied noch kein eigenes Passwort hat) — das Mitglied sollte es beim ersten Login ändern.
4. Bei Bedarf einzelne Sonderrechte aktivieren, ohne die volle Rolle zu vergeben: Teilnehmer bei Ausfahrten verwalten, Ankündigungen erstellen, Downloads verwalten, Arbeitseinsätze verwalten, Bus-Ticket-Barzahlungen bestätigen.
5. Optional von der Arbeitseinsatz-Pflicht befreien (mit Begründung).
6. Mit „Anlegen" speichern.

Weitere Funktionen: Mitglied bearbeiten (Stift-Symbol) oder löschen (Papierkorb-Symbol), QR-Code eines Mitglieds anzeigen/herunterladen, Busfahrkarten-Status per Excel-Liste importieren, sowie individuelle Mitglieder-Zusatzfelder direkt in der Tabelle bearbeiten (sofern in den Einstellungen angelegt).

Auswertung

Alle Kennzahlen rund um Veranstaltungen und Arbeitseinsätze an einem Ort.

• Kennzahlen-Kacheln: Mitglieder gesamt, Events im gewählten Jahr, Anmeldungen, Gruppenanzahl.
• Balkendiagramm „Anmeldungen pro Event" (Anmeldungen vs. tatsächlich Eingecheckte).
• Kreisdiagramm zur Gruppenverteilung.
• Matrix „Wer hat wann gearbeitet" — Mitglied gegen Arbeitseinsatz, mit Häkchen bei tatsächlichem Ein-/Auscheck.
• Arbeitsstunden je Mitglied, durchsuchbar und als Excel-Datei exportierbar.

Belegungsplan verwalten

1. Im Reiter „Übersicht" über „Eintrag" eine Belegung anlegen: Art (interne Gruppe/Vermietung/Sonstiges), Titel, Zeitraum, bei Vermietung zusätzlich Ansprechpartner und Kontakt.
2. Im Reiter „Anfragen" eingegangene Raumanfragen von Mitgliedern annehmen oder ablehnen, optional mit Antwortnachricht.

Raumverwaltung (Räume anlegen, verantwortliche Person zuweisen) ist Admin-Sache — siehe weiter unten.

Vereinsshop verwalten

Im Shop-Bereich stehen euch als Vorstand zusätzliche Reiter zur Verfügung.

Reiter „Produkte verwalten"

1. Über „Neues Produkt" Name, Beschreibung, Preis und Bestellart festlegen: entweder Lagerartikel (mit Bestandsführung) oder Sammelbestellung (kein Bestandslimit, dafür ein Bestellschluss-Datum).
2. Produktbilder hochladen.
3. Bei Bedarf bis zu drei Optionen definieren (z. B. Größe, Farbe) mit jeweils eigenen Werten — pro Wert lässt sich eine Farbe und/oder ein eigenes Bild hinterlegen.
4. Die daraus automatisch erzeugten Varianten unten in der Tabelle mit Preis, Lagerbestand und SKU pflegen.

Reiter „Bestellungen verwalten"

Bestellungen nach Status filtern, den Status ändern (Offen → Bezahlt → In Bearbeitung → Abgeholt/ Versendet), und Barzahlungen über „Bar bestätigt" quittieren.

Reiter „Zahlungen"

Zeigt eine Übersicht aller Shop-Zahlungen (online und bar) inkl. Rückerstattungsmöglichkeit.

Bus-Ticket-Kasse

Zentrale Übersicht über alle Saisonpass-Käufe und Einzelticket-Zahlungen.

1. Saisonpass-Käufe nach Status oder Zahlweg filtern, durchsuchen und sortieren.
2. Bei Barzahlung über „Bar bestätigt" quittieren.
3. Weiter unten die Zahlungsübersicht mit Summen (online/bar/offen/erstattet/ Plattformgebühr).
4. Jede Zeile zeigt in der Spalte „Was", für welche Ausfahrt oder welchen Saisonpass bezahlt wurde. Klickt auf den Pfeil links, um den vollständigen Status-Verlauf mit Uhrzeit aufzuklappen (bestellt/bezahlt/storniert/erstattet) — bei einem Sammel-Checkout zusätzlich die einzelnen Mitglieder und Ausfahrten, die die Zahlung abdeckt.

Kontakt-Tickets bearbeiten

1. Auf der Kontakt-Seite seht ihr als Vorstand alle Tickets aller Mitglieder, nicht nur eure eigenen.
2. Ein Ticket öffnen, im Chat-Verlauf antworten.
3. Über das Dropdown den Status setzen: Offen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen.

Nur für Administrator:innen

Die grundlegende Konfiguration eures Vereins — Gruppen, Rechtstexte, Zahlungsanbindung.

Gruppen

1. Über „Neue Gruppe" Name, Beschreibung und eine Farbe festlegen.
2. Gruppen lassen sich jederzeit bearbeiten oder löschen — beim Löschen verlieren die zugehörigen Mitglieder ihre Gruppenzuordnung, darauf weist die App vor dem Löschen extra hin.

Familien-Übersicht

Eine reine Übersichtsseite: alle Familienverknüpfungen eures Vereins, gruppiert nach Nachname.

Einstellungen: Allgemein

Erreichbar über „Einstellungen" im Menü, Reiter „Allgemein".

• Vereinslogo hochladen — erscheint im Menü, auf der Login-Seite und auf dem QR-Code.
• Sichere Familien-Verknüpfung ein-/ausschalten (siehe Mein Profil).
• Arbeitsstunden im Profil für Mitglieder sichtbar machen.
• Belegungsplan als Menüpunkt freischalten.
• Arbeitseinsatz-Pflicht konfigurieren: Modus (Anzahl oder Stunden), Ziel, Altersgrenzen für automatische Befreiung sowie optional ein eigener Zeitraum „Von"/„Bis" (Monat und Tag) statt des klassischen Kalenderjahres — praktisch für ein vom Kalenderjahr abweichendes Vereinsjahr (z. B. 1. September bis 31. August). Leer gelassen gilt weiterhin 1. Januar bis 31. Dezember.
• Mitglieder-Zusatzfelder anlegen — frei benennbare Felder mit einstellbarer Mindestrolle, wer sie sehen/bearbeiten darf.
• Sidebar-Reihenfolge per Pfeil-Buttons an die Gewohnheiten eures Vereins anpassen.

Einstellungen: Zahlungen

• Busfahrkarten-Preis für den manuellen Kassierhinweis festlegen (optional abweichender Gästepreis).
• Mit Mollie verbinden — die Zahlungsanbindung für Online-Zahlungen. Ohne diese Verbindung sind Vereinsshop und Bus-Ticket-Zahlung nur mit Barzahlung nutzbar.
• Saisonpässe anlegen: Name, Preis und Gültigkeitszeitraum — deckt automatisch alle Ausfahrten in diesem Zeitraum ab.
• Ticketzahlung für andere einschränken: Schaltet ihr das ein, dürfen Ausschuss, Vorstand und delegierte Mitglieder in der Teilnehmerliste nur noch für sich selbst und ihre Familienmitglieder bezahlen, nicht mehr für beliebige andere Mitglieder. Admin bleibt davon ausgenommen.
• Vereinsshop-Grundeinstellungen: pauschale Versandkosten, Anbieterkennzeichnung und Widerrufsbelehrung (mit Textvorlage über den Button „Beispieltext einfügen").

Einstellungen: Rechtliches

• Rechtstexte pflegen: Impressum, Datenschutzerklärung, ggf. AGB und Widerrufsbelehrung eures Vereins als Freitext (mit Textvorlage als Startpunkt).
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Status einsehen. Sobald wir euch einen AVV zur Bestätigung senden, erscheint hier der vollständige Text zum Nachlesen und Herunterladen als PDF, sowie ein „Bestätigen"-Button.
• Einwilligungstexte pro Zweck pflegen (z. B. Foto-Einwilligung bei Veranstaltungsanmeldung, Newsletter) — Text bearbeiten und aktiv/inaktiv schalten.

Anhang

Referenz zum Nachschlagen.

Rollen & Rechte im Überblick

Unabhängig von der Rolle lassen sich folgende Sonderrechte gezielt an einzelne Mitglieder vergeben (in der Mitgliederverwaltung, siehe dort): Teilnehmer bei Ausfahrten verwalten, Ankündigungen erstellen, Downloads verwalten, Arbeitseinsätze verwalten, Vereinsshop verwalten, Bus-Ticket-Barzahlungen bestätigen. So kann z. B. eine Person nur den Shop betreuen, ohne gleich vollen Vorstandszugriff zu bekommen.